01 J-60 : l'audit volumétrique
Deux mois avant le déménagement, faites le tour des espaces : cave, archives, salle réunion, cuisine, locaux techniques. Listez tout ce qui sera : transporté vers le nouveau local, donné, recyclé, détruit en filière sécurisée (RGPD).
Estimer ces volumes à ce stade permet de choisir les bons prestataires (déménageur classique vs débarras pro vs broyeur sécurisé) et de budgétiser correctement.
02 J-45 : tri des archives papier
Plus gros poste oublié des déménagements pro. Vos archives papier contiennent souvent 10-20 ans de documents dont 70 % sont périmés ou inutiles. Triez par :
- À conserver indéfiniment : statuts, K-bis, contrats fondamentaux, brevets, propriété intellectuelle
- À conserver 10 ans : factures, contrats clients, comptabilité, contentieux
- À conserver 5 ans : courriers commerciaux, bons de commande, dossiers RH des départs
- À détruire RGPD : doublons, données personnelles obsolètes, dossiers candidats non retenus > 2 ans
- À recycler standard : brochures, magazines, journaux internes
03 J-30 : tri du matériel obsolète
L'occasion idéale pour ne pas emporter ce qui ne sert plus : ordinateurs >5 ans, écrans cathodiques, vieux serveurs, imprimantes obsolètes, mobilier dépareillé, fournitures de bureau périmées.
Ce matériel va vers : recyclage DEEE (Eco-systèmes) pour l'électronique, don associatif (Emmaüs Défi, Ateliers du Bocage) pour le fonctionnel, revente d'occasion (BackMarket Pro) pour les téléphones et ordinateurs en bon état.
04 J-20 : la coordination des prestataires
Pour un déménagement clean, identifiez et coordonnez : le déménageur classique (mobilier en service, archives à conserver), le débarras pro (cave, mobilier obsolète, archives à détruire), le broyeur certifié NF Z44-001 (archives RGPD), le partenaire DEEE (matériel électronique).
Un seul interlocuteur coordinateur évite les chevauchements coûteux. Packcave propose une coordination complète pour les déménagements >100 m² de bureaux.
05 J-10 : la communication aux salariés
Une semaine avant : email général précisant le calendrier, les responsables par étape, la procédure de tri des effets personnels (chacun fait sa boîte), les contacts d'urgence.
Le tri personnel est souvent négligé et bloque l'opération le jour J. Imposez un délai (J-5) pour que chaque salarié ait vidé son bureau et indiqué ce qui doit suivre vs ce qui peut être donné.
06 Jour J : la chronologie
Pour un déménagement de bureau de 200 m² avec 30 salariés : 7h arrivée équipes (déménageur + débarras), 8h-12h chargement déménagement classique (mobilier en service, archives à conserver), 12h-14h pause repas + reprise, 14h-17h débarras simultané (cave, matériel obsolète, archives à détruire), 17h-19h nettoyage et état des lieux sortie.
En une journée, c'est faisable pour un bureau de cette taille avec coordination correcte.
07 J+7 : la documentation finale
Une semaine après le déménagement, vous devez disposer de : facture conforme du déménageur, BSD du débarras, certificat de destruction NF Z44-001 pour les archives RGPD, certificat DEEE pour le matériel électronique, certificat de don associatif si applicable, photos avant/après horodatées des deux locaux.
Conservez tout 10 ans minimum.
08 Budget réaliste
Pour un bureau de 200 m² avec 30 salariés à Paris : 8 000-15 000 € total. Répartition typique : 60 % déménageur classique, 25 % débarras pro, 10 % destruction archives RGPD, 5 % DEEE. Le forfait combiné via un coordinateur unique permet d'économiser 10-15 %.